We hebben samen met onze partners Eindhoven365 en Brainport Development de zichtbaarheid van de stad vergroot, en we zijn erin geslaagd zowel nationaal als internationaal media-aandacht te genereren waarin Eindhoven als hart van de Brainportregio voor de Nederlandse economie wordt onderstreept.  

We hebben in 2018 een toename gezien in het aantal bezwaren, beroepen en klachten. Een snelle afhandeling is niet in alle gevallen mogelijk gebleken. We hebben de binnengekomen klachten, bezwaar- en beroepschriften geëvalueerd en leerpunten intern uitgewisseld.

Om meer grip te krijgen op onze financiën hebben we onze financiële positie maandelijks doorgelicht. Dit heeft echter nog niet tot het gewenste kwalitatieve effect geleid. Het college heeft op basis van de periodieke financiële updates strak gestuurd op de verwachte financiële ontwikkelingen. In het coalitieakkoord zijn financiële spelregels opgenomen en de raad heeft deze in november aangenomen. Om te anticiperen op de gewijzigde BBV regels hebben we onze financiële verordening geactualiseerd. We hebben ons aanbod in interne trainingen en opleidingen verbreed met een training over de financiële aspecten van bestuurlijke dossiers. Daarnaast hebben we in 2018 de kennisbehoefte geïnventariseerd en breiden we aanvullend ons trainingsaanbod verder uit op het gebied van financiële kennis en bewustwording. Door trainingen en opleidingen laagdrempelig aan te bieden in een digitale leeromgeving, is het totaal aantal medewerkers dat een training heeft gevolgd in de loop van 2018 gestegen.

Naast het stimuleren van kennisontwikkeling hebben we in 2018 diverse sessies georganiseerd om ‘duurzame talentinzet’ verder uit te werken. Daarnaast hebben we randvoorwaardelijke uitgangspunten bepaald die een bijdrage moeten leveren aan interne mobiliteit van onze ambtelijke organisatie.

We zijn in 2018 gestart met de fasering van de verhuizing van het Stadskantoor naar de Stadhuistoren, omdat we de huurovereenkomst van het Stadskantoor in 2020 beëindigen. De werkplekken voor de ambtenaren bevinden zich dan in de Stadhuistoren, in het voormalige pand van de NRE (Nachtegaallaan) en in Mercado.  

We hebben afgelopen jaar een i-jaarplanning (“Gestart met de Digitale Transformatie..”) opgesteld waarin we focus aanbrengen in de onderwerpen die op de agenda staan en daaraan gekoppelde bestedingen. Door het applicatielandschap eenvoudiger te maken, wordt het beheer, het vervangen en het vernieuwen ervan gemakkelijker en goedkoper. In de i-jaarplanning is de focus gelegd op het voldoen aan de wettelijke verplichtingen, de continuïteit van de IT dienstverlening, het afronden van de lopende projecten en het uitvoeren van het collegeprogramma. In 2018 is ook gekozen voor een meer sober niveau van de ICT-dienstverlening. Dit is ingevuld door een lager dienstverleningsniveau van de servicedesk en het besparen op werkplekken. Een aantal applicaties is naar de Cloud (daarbij draaien applicaties in andere rekencentra en niet meer in ons eigen rekencentrum) gemigreerd. Daarnaast nemen we deel aan landelijke VNG-initiatieven om zo efficiënt mogelijk om te gaan met de ICT-componenten.

We hebben afgelopen jaren de investeringsplanning herijkt en diverse afschrijvingstermijnen aangepast aan de realiteit, waardoor we enkele ontwikkelingen rond onder andere informatiebeveiliging hebben kunnen opvangen.

We hebben in 2018 onze kaders en richtlijnen voor onze bedrijfsvoeringsdisciplines aangescherpt en toegankelijker gemaakt, zoals onze financiële spelregels, planning & control cyclus en het vormgeven van selectietrajecten.

Het leadbuyer-concept (functionarissen die decentraal de rechtmatigheid en doelmatigheid van de inkoopprocessen borgen) en de tenderboard (het gezamenlijk monitoren van de gemeentebrede inkoopprocessen door de leadbuyers) zijn in 2018 beter in positie gebracht waardoor er meer gemeentebrede afstemming en standaardisatie op het gebied van inkoop moet ontstaan met als resultaat dat er meer planmatig wordt gewerkt. Hierdoor kunnen we eerder en meer integraal inspelen op projecten en thema’s die inkoopexpertise vergen. We hebben diverse procesmatige verbeteringen doorgevoerd die de rechtmatigheid en doelmatigheid van de inkoop verder moeten verstevigen. We hebben een start gemaakt met de implementatie van het Inkoop ondersteunend systeem Esize en er is een handboek contractmanagement opgesteld, waarmee een uniforme handelswijze wordt nagestreefd. De volledige implementatie van Esize is echter vertraagd ten opzichte van de oorspronkelijke planning (december 2018).
Uit de interne quickscan inkoop is de noodzaak van een nadere inrichting van de CPO-office, betere sturing en coördinatie op de centrale inkoop naar voren gekomen.

We hebben ons inhuurbeleid herijkt. Dat heeft in 2018 geleid tot strakkere sturing en beheersing van onze inhuur kosten. Dit is terug te zien in ons incidentele jaarresultaat (zie personeelskosten).

In 2018 is de organisatie voorbereid op de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening stelt hoge eisen aan de zorgvuldigheid van de omgang met persoonsgerelateerde gegevens. Er is veel aandacht besteed aan kennisopbouw en aan bewustwording en dit blijven we continueren. Er is een functionaris gegevensbescherming benoemd, als onafhankelijk intern toezichthouder. Datalekken worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In 2019 biedt het college een raadsinformatiebrief aan waarin het aantal datalekken in 2018 wordt aangeven.

We hebben organisatorische- en procesmaatregelen ingericht om te voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), waar nodig aangevuld met de Privacy Baseline van het Centrum Informatiebeveiliging en privacybescherming. De hiervoor benodigde technische en organisatorische maatregelen zijn geïmplementeerd, zodat we eind 2020 werken conform de normenkader van BIG.

Wij zijn als gemeente lid van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Gezamenlijk hebben we afgesproken om ons te verantwoorden over Informatiebeveiliging en Privacy aan de raad middels deze paragraaf in het jaarverslag. Daarnaast is afgesproken om ons te verantwoorden over een zorgvuldig gebruik van de landelijke Basisregistraties waarin onder andere gegevens over personen, grond en gebouwen en over uitkeringen worden bewaard. Om ons te kunnen verantwoorden vinden jaarlijks audits plaats op ons gebruik van de landelijke Basisregistraties. Voorheen vonden deze jaarlijkse audits en verantwoordingen per afzonderlijke landelijke Basisregistratie plaats. Per 1 juli 2017 is dit verplicht via de landelijk afgesproken aanpak genaamd Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Deze aanpak heeft als doelstelling om tot een meer geïntegreerde audit en verantwoording te komen over het gebruik van alle Basisregistraties tezamen. Ook voor DigiD en SUWInet wordt middels deze ENSIA verantwoording afgelegd. In het afgelopen jaar zijn we op een enkele uitzondering na, positief uit de Audit gekomen (nog checken exacte resultaat).

Per 1 februari 2018 hebben we het CIO-office versterkt met een fulltime CISO(= Chief Information Security Officer). De prioriteit ligt daarbij op in het inrichten van een governancestructuur en het vormgeven van de organisatie rondom informatiebeveiliging.

Het informatiebeveiligingsbeleid is geactualiseerd. Dit vormt de basis en het kader om te werken conform de normenkader van BIG. In 2018 heeft er een analyse plaatsgevonden welke voorgeschreven normen van de BIG wij nog niet (volledig) hebben uitgewerkt en ingevoerd. Van de 303 normen hebben we er 140 geheel gereed, 117 gedeeltelijk en 46 normen hebben we in het geheel nog niet uitgewerkt en ingevoerd. Als gevolg daarvan is een traject gestart om uitwerking te geven aan deze bevindingen. Deze liggen vooral op het gebied van beleid, processen en protocollen en veel minder op techniek. De eerste aandacht ligt echter bij de ondersteuning van de gemeentelijke organisatie op het gebied van informatiebeveiliging.

Overige maatregelen die we hebben genomen zijn:

• de inrichting van security information and event management (SIEM) waarmee technische bedreigingen worden afgeweerd of in een vroeg stadium worden opgespoord;
• het met eigen ‘witte hackers’ (technische cybersecurity beheerders) uitvoeren van penetratietesten op alle informatiesystemen, zodat zwakheden worden ontdekt;
• het verzorgen van opleidingen en het vergroten van het beveiligingsbewustzijn.

Vanuit het programma “Basis op orde/graag gedaan” (BOO/GG) is in 2018 gestart met het intensiveren van het brengen van structuur in de procesgang en informatiehuishouding inclusief ICT. Dit is nodig om meer overzicht en inzicht te krijgen in de impact die de nieuwe ontwikkelingen rond gebruik van data en ICT hebben op onze organisatie. We zijn ons daarbij bewust dat de digitalisering op steeds meer terreinen grote impact krijgt op wat we moeten doen, maar vooral ook hoe we onze bedrijfsvoering moeten aanpassen. Digitalisering maakt zich immers snel meester van nagenoeg alle beleidsvelden. Hier proberen we planmatig als organisatie een antwoord op te hebben. Dit geldt zowel intern, in onze bedrijfsprocessen en dienstverlening, als extern, gericht op de digitale transformatie die onze maatschappij doormaakt. De centrale sturing is versterkt door het aanstellen van full-time CIO. We hebben in de i-jaarplanning bepaald welke IV-/ICT-onderwerpen topprioriteit hebben en er zijn 7 strategische thema’s bepaald waarop gemeentebreed vanuit de CIO wordt gestuurd.

Om sneller als overheid als geheel te kunnen bewegen en om kennis te kunnen delen, sluiten we daarbij maximaal aan bij landelijke ontwikkelingen, van o.a. de VNG. Enerzijds door ons te conformeren aan landelijke standaarden en modellen en anderzijds door gericht te participeren in innovatieve ontwikkelingen.

Ook in 2018 hebben we het analoog archief dat voor digitalisering in aanmerking komt, verder bewerkt en gedigitaliseerd.

Als randvoorwaarde voor het beter op orde krijgen van onze organisatieprocessen hebben we onder de vlag van ‘Wij zijn samen Eindhoven’ geïnvesteerd in cultuurwaarden. We hebben ons in 2018 vooral gefocust op samenwerking tussen het nieuwe bestuur, collega’s en partijen in de stad. We hebben een nieuw intranet gelanceerd “Vibes”, dat mogelijkheden biedt voor kennisuitwisseling en interactie.
We versterken de communicatieve organisatie met doorlopend communicatie-advies én door ambtenaren te trainen helder te communiceren. We herschrijven ook jaarlijks tientallen brieven. Toch zijn we nog niet op het niveau dat we nastreven als het gaat om duidelijk communiceren met inwoners en ondernemers. Op dat vlak is er werk nog aan de winkel.

In 2018 is op verschillende manieren aandacht besteed aan leiderschapsontwikkeling. Het ruimtelijk domein heeft geïnvesteerd in de ontwikkelingen van de sleutelfunctionarissen en het sociaal domein is gestart met een traject voor alle leidinggevenden.We hebben een nieuwe organisatie brede aanpak bepaald voor de gesprekscyclus voor medewerkers die we vanaf 2019 implementeren. Hiermee ontstaat een steeds duidelijkere lijn in de ontwikkeling van het leiderschap en de ontwikkeling van de organisatie. Een aantal sectoren heeft een start gemaakt met Dynamische PersoneelsPlanning.
Hiermee wordt in kaart gebracht hoe werk zich ontwikkelt, en wat dit betekent voor de behoefte aan personeel.

In 2018 is een aantal stappen gezet richting een inclusieve organisatie met gelijke kansen voor iedereen. Ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd of beperkingen. Naast het professionaliseren van werving en selectie, lag de focus op het creëren van bewustwording. Er zijn meerdere trainingen ‘Effectief selecteren en beoordelen’ georganiseerd voor leidinggevenden en HR-managers. Er is een uitwisselingssessie georganiseerd met een aantal divers samengestelde stichtingen in de stad en het interne jongerennetwerk 040VOLT organiseerde een themabijeenkomst over diversiteit. Dit alles heeft ertoe bijgedragen dat de bewustwording met betrekking tot dit thema in de organisatie is vergroot.

Het afgelopen jaar hebben we het onderwerp verzuim prominent op het netvlies van alle leidinggevenden gebracht. Mede hierdoor is het ziekteverzuimpercentage gedaald van 5,4% eind 2017 naar 4,91% eind 2018.
Het landelijk gemiddelde ziekteverzuimpercentage is 5,4%. Het beste kwartiel heeft een ziekteverzuimpercentage van 4,8%.
We investeren in aandacht voor alle medewerkers en voor zieke medewerkers in het bijzonder.
We hebben hiervoor diverse hulpmiddelen ontwikkeld en ingezet; beter inzicht in verzuimcijfers, de actiematrix verzuim, het verzuimprotocol, een verzuimregistratietool en trainingen.
Voor verdere informatie inzake ziekteverzuim verwijzen we graag naar het Sociaal Jaarverslag 2018.
We hebben een professionaliseringsslag gemaakt op het gebied van werving en selectie door het proces te centraliseren en standaardiseren conform het HR- dienstverleningsmodel.
Daarnaast is er meer aandacht voor inclusiviteit in onze werving en selectie en benaderen we de markt actiever via LinkedIn en andere sociale media. In 2019 meten we het effect daarvan.

De gemeente Eindhoven heeft in 2018 trede drie op de Prestatieladder Sociaal Ondernemen behaald, naar aanleiding van de PSO-audit eind 2017. Dit is een beter resultaat dan geprognosticeerd en hieruit blijkt dat onze investeringen op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid effect hebben. Op dit moment is de gemeente Eindhoven de grootste gemeente met een PSO-trede drie certificering. Daarnaast hebben we zowel regionaal als landelijk actief geparticipeerd in werkgroepen, kennissessies en het organiseren van een banenmarkt voor mensen met een arbeidsbeperking. Dit alles moet leiden tot een nog inclusievere organisatie.

In 2018 hebben we circa 180 stageplaatsen aangeboden aan studenten van verschillende opleidingen en niveaus verspreid over de hele organisatie. We bieden ongeveer 10 BBL werkplekken (Beroeps Begeleidende Leerweg)

aan. De gemeente Eindhoven werkt samen met het traineeprogramma ‘De toekomst van Brabant’. Door de strakke sturing op personeelskosten was eind 2018 slechts één trainee vanuit de Toekomst van Brabant werkzaam bij de gemeente Eindhoven. We onderzoeken nu hoe we onze deelname aan het traineeprogramma kunnen vergroten.